Jeder von uns macht sich vor einer Kaufentscheidung seine Gedanken. Es werden Preise verglichen, die Notwendigkeit der Anschaffung abgewogen und natürlich die Qualität geprüft. Mit einem geübten Blick an der Gemüsetheke ist die faule Tomate schnell zu erkennen, doch bei größeren Anschaffungen bis hin zu Investitionen und Firmengründungen wird es zunehmend undurchsichtiger. Auf welche Hilfsmittel können Unternehmerinnen und Unternehmer zurückgreifen, um die richtige Entscheidung zu treffen? Stichwort Due-Diligence.
Was ist eine Due-Diligence-Prüfung?
Der Begriff Due-Diligence stammt aus dem Englischen und bedeutet sinngemäß so viel wie sorgfältige Prüfung. Es handelt sich dabei um Untersuchungen, die Unternehmen oder Einzelpersonen durchführen, bevor sie etwas kaufen oder investieren. Dabei wird u.A. geprüft, welche Risiken und Chancen es gibt. Ziel dieser Prüfungen ist es, sicherzustellen, dass die Entscheidungsträger*innen alle wichtigen Informationen haben, um kluge Entscheidungen zu treffen und Probleme zu vermeiden.
Für wen ist das gedacht?
Mit dem Wocheneinkauf hat Due-Diligence nichts mehr zu tun. Wer sich mit dem Verfahren beschäftigt, denkt naturgemäß in größeren Kategorien, die auch über die Grenzen unserer Gemeinde hinausgehen.
Wie funktioniert das?
Die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen kann analog stattfinden, ist aber in den letzten Jahren durch den Einsatz von virtuellen Daten- und Deal Rooms (VDRs) logistisch einfacher geworden. Stichwort: Digitalisierung. Diese Technologie macht den zentralen Dokumentenspeicher eines Zielunternehmens für potenzielle Bieter rund um die Uhr über das Internet zugänglich. VDRs bieten einen sicheren Online-Zugang zu Geschäftsplänen, Prognosen, Verträgen, Präsentationen, Forschungsergebnissen, Beständen und anderen sensiblen Informationen, die potenzielle Käufer für die Ausarbeitung ihres Angebots benötigen.
Welche Anbieter gibt es?
Einige Experten sind der Meinung, dass VDRs mehrere Vorteile gegenüber der traditionellen Methode bieten, bei der die Bieter aufgefordert werden, die Dokumente in einem physischen Datenraum (PDR) zu prüfen. Dazu gehören niedrigere Kosten, ein schnellerer Abschluss des Geschäfts und die Möglichkeit, die Bieter besser davor zu schützen, zu erfahren, gegen wen sie bieten.
VDR-Anbieter wie z.B. Firmex.com werben mit niedrigeren Anfangskosten. Sie können das Fotokopieren und Indexieren von Dokumenten sowie einen Großteil der mit physischen Datenräumen verbundenen Reisekosten eliminieren.
Sobald die Sicherheitsstufen festgelegt sind, können diejenigen, die die Daten überprüfen, diese von jedem beliebigen Computer aus einsehen. Die Systeme erleichtern das Auffinden von Informationen durch die Möglichkeit der Stichwortsuche.
Bei der Auswahl eines VDR-Systems gelten die gleichen Standards wie bei anderen Computersystemen – Geschwindigkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit, einschließlich ausfallsicherer Verfahren.
Welche Vorteile hat das?
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Hier sind die wichtigsten Vorteile, die Unternehmen durch die Nutzung von Due-Diligence-Datenräumen erhalten.
Bietet ein hohes Maß an Sicherheit
Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt, den Sie bei der Auswahl eines Datenraums für Due-Diligence-Prüfungen berücksichtigen sollten. Die Software für virtuelle Datenräume bietet die Möglichkeit, die volle Kontrolle über alle Dokumente im Datenraum für Due Diligence zu haben. Außerdem sorgen Sicherheitsfunktionen wie Berechtigungsstufen, Wasserzeichen und Zugriffsbeschränkungen für die Sicherheit der Dokumente.
Es ist sehr wichtig, dass ein Datenraum den internationalen Sicherheitsstandards entspricht und dass der Anbieter Sicherheitszertifizierungen erhalten hat. Zu den Konformitätsstandards, die ein Anbieter von Due-Diligence-Datenräumen anbieten sollte, gehören:
- SOC 1/SSAE 16/ISAE 3402
- SOC 2 Typ II
- FISMA, DIACAP und FedRAMP
- HIPAA/ITAR
- DOD CSM Stufen 1-5
Macht die Dateiverwaltung schneller und einfacher
Die Dateiverwaltung ist bei der Verwendung eines Datenraums dank verschiedener Verwaltungstools und Funktionen sehr einfach. Es gibt Drag-and-Drop-Funktionen zum Hochladen von Dateien und Massen-Uploads, die die Übertragung von Dateien in den Datenraum viel schneller und effizienter machen.
Weitere großartige Funktionen zur Dateiverwaltung sind:
- Dateibetrachter. Sie können Dateien im Datenraum schnell überprüfen, ohne sie herunterladen oder einen anderen Viewer verwenden zu müssen. Das macht die Dateien sichtbar und spart Zeit.
- Schlüsselwortsuche. Mit der Stichwortsuche können Sie benötigte Dateien schnell finden, indem Sie nur ein paar Wörter eingeben.
- Indizierungsoptionen. Sie können eine bestimmte Struktur für Due-Diligence-Dokumente erstellen, Dateien in Ordnern sortieren und markieren. Auf diese Weise wissen Sie, wo Sie suchen müssen, wenn Sie schnell ein bestimmtes Dokument benötigen.
- Der VDR ist ein großartiges Werkzeug für die Organisation aller Dateien. Sie können ganz einfach auf jedes benötigte Dokument zugreifen, es als PDF exportieren oder herunterladen. Wenn Sie also in einer Situation sind, in der Sie schnell ein Dokument zur Überprüfung versenden müssen, können Sie die entsprechende Datei sofort bereitstellen.
Aktivitäten verfolgen und Analysen überprüfen
In vielen Due-Diligence-Datenräumen können Administratoren die Aktivität eines Benutzers verfolgen, die An- und Abmeldezeiten sehen und feststellen, welche Dokumente wie lange angesehen wurden.
Mit diesen Funktionen können Administratoren herausfinden, welche Dateien im Moment am wichtigsten sind. Außerdem gibt es ein Dashboard mit einer Übersicht über die Aufgaben, an denen das Team gerade arbeitet, so dass der Fortschritt des Verfahrens leichter zu erkennen ist.
Welche Risiken gibt es?
Die größte Sorge für Zielunternehmen ist die versehentliche Weitergabe von Informationen, einschließlich sensibler Informationen über geistiges Eigentum an falsche Parteien. Stichwort: Cyberkriminalität. Das lässt sich vermeiden, indem man die Daten in den PDF-Dateien verschlüsselt und verschiedene Sicherheitsstufen einrichtet, die Bietern, Anwälten, Wirtschaftsprüfern und Investmentbankern durch individuelle oder gruppenbezogene Zugriffseinstellungen unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten bieten.
Fazit
Wie bereits erwähnt: Mit dem Wocheneinkauf hat das Thema Due-Diligence in virtuellen Räumen sicher nichts mehr zu tun. Es ist ein Verfahren für jene unter uns, die große Unternehmungen planen: Firmengründungen, Investitionen, Immobilien, Kauf und Verkauf, usw. Für jene ist es wichtig, alle Informationen schnell und einfach abrufen zu können, um nachhaltige Entscheidungen treffen zu können. Dabei können digitale Mittel helfen.
