Weniger Papier zu verbrauchen sei ökologisch, sagen viele; außerdem spart es mittlerweile deutlich Geld. Nur ist es bis zur praktischen Realisierung dieses Anspruchs ein durchaus weiter Weg.
Die Preise im Großhandel mit Papier, Pappe, Schreib-und Bürobedarf haben sich um 25 bis 30 Prozent erhöht – und zwar schon 2022 gegenüber dem Vorjahr 2021, wie statista.com belegt. Dass Preise die Nachfrage regulieren, ist kein Geheimnis. Die Frage ist nur: Wie kann man generell den Papierverbrauch reduzieren?
Papier – ein sicherer Speicher?
Die Markersdorfer Ortschronisten werden nicken: Was man auf Papier hat, das hat man. Doch normales Papier ist für dauerhafte Dokumentationen nicht geeignet. Es geht also gar nicht um etwaige Druckkosten, sondern darum, sonst ausgedruckte Dateien nur noch digital aufzubewahren. Hintergrund: Viele Papiere werden im Laufe der Zeit durch Säurefraß – ausgelöst durch den Säureeintrag bei ihrer Herstellung – zerstört. Besonders bei älteren Papieren, bei denen Lumpen oder Tierleim zur Herstellung eingesetzt wurden, macht sich das bemerkbar.
Digitalisierung schafft Sicherheit
Ist das Digitalisieren von Dokumenten sinnvoll? Zumindest sollte man wichtige Papiere oder solche, die einem am Herzen liegen, digitalisieren und möglichst in einer sicheren Cloud speichern. Die Cloud ist deshalb wichtig, weil Dateien bei guten Anbietern hier am ehesten nicht verloren gehen. Dafür sorgen verteilte Rechenzentren und Backup-Routinen.
Wer seine Dateien jedoch nur selbst speichert, läuft Gefahr, dass sein Speichermedium altert und die Daten irgendwann nicht mehr lesbar sind. Die andere Seite ist natürlich das gute Gefühl, ein Stück Papier in die Hand nehmen zu können. Originalbelege und beglaubigte Schriftstücke geben nun einmal ein angenehmes Gefühl der Sicherheit. “Das hab’ ich schwarz auf weiß”, sagt der Volksmund nicht ohne Grund.
Sonderfall elektronische Belege
Eine besondere Rolle kommt elektronischen Belegen zu. Auch Belege für die Steuer, die in elektronischer Form vorliegen, müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden, wenn einzelne Vorschriften wie etwa im Fördermittelbereich keine längeren Fristen vorgeben. Der Ausdruck auf Papier reicht dafür allerdings nicht aus, deutlich: Digitale Belege müssen zwingend elektronisch aufbewahrt werden! Für Otto Normalverbraucher mit beschränktem Speicherplatz auf seinem E-Mail-Konto wird das – ebenso im Falle eines Anbieterwechsels – durchaus zum Problem.
Für Unternehmer und teils auch Privatpersonen trifft die Aufbewahrungspflicht zu für beispielsweise:
- Notarverträge und Urkunden,
- Unterlagen mit zwingend erforderlichen Original-Unterschriften,
- Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse,
- Zollanmeldungen,
- Dokumente, deren Eigenschaft als Original an Wasserzeichen erkennbar ist.
Speichern oder ausdrucken? Manchmal gilt: Am besten beides!
Bedenkenswert ist auch: Über digital gespeicherte Medien verliert mancher schnell die Übersicht. Ein elektronischer Ordner hat eben weniger mit einer Handakte gemein, als es auf den ersten Blick scheinen mag. Hinzu kommt, dass die systematische Datensicherung auf mindestens zwei weiteren Datenträgern – bevorzugt einer davon eine Cloud – für viele noch immer nicht selbstverständlich ist. Obgleich der Gedanke an die Papiereinsparung grundsätzlich zu begrüßen ist, ermöglicht das Blättern in Unterlagen dennoch einen ganz anderen Zugang als das Aufrufen einzelner Dateien am Bildschirm.
Andererseits kostet das regelmäßige Drucken von Textdateien oder besonders das von Bildern mit der Zeit deutlich Geld. Mancher fragt dann, ob ein Tintenstrahldrucker oder ein Laserdrucker auf Dauer günstiger ist. Für beide Drucktechnologien gibt es günstige Varianten, die sowohl für den privaten als auch den geschäftlichen Gebrauch geeignet sind. Da bleibt nur, sich über die Kosten und die Ergiebigkeit zu informieren, wenn man Tintenpatronen oder eine Tonerkartusche kaufen muss; wie auch Informationen zur Tonerkartusche finden sich viele Hinweise zu Tintenpatronen im Web.
Unter dem Strich
Fakt ist: Wichtiger Einflussfaktor ist neben den Anschaffungskosten des Geräts und den tinten- oder tonerseitigen Druckkosten pro Blatt Papier inzwischen der Papierpreis selbst. In Bezug auf die Geräte gilt die Faustregel, dass sehr preiswerte Drucker oft höhere Kosten für Tinte oder Toner verursachen als jene mit höheren Anschaffungskosten.
Ein Beitrag der Redaktion markersdorf.de
