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Wandel im ländlichen Raum

Digitalisierung im Kleinunternehmen

Schon die Nutzung eines simplen Notizen-Systems am Computer – am besten eine Cloud-Lösung – lässt die Zettelwirtschaft verschwinden, ein digitales System für das Dokumentenmanagement verbannt Papier nahezu ganz
Schon die Nutzung eines simplen Notizen-Systems am Computer – am besten eine Cloud-Lösung – lässt die Zettelwirtschaft verschwinden, ein digitales System für das Dokumentenmanagement verbannt Papier nahezu ganz

Foto: Gerd Altmann, Pixabay License (Bild bearbeitet)

Die Digitalisierung als Teil des Strukturwandels auch im Landkreis Görlitz ist in aller Munde und manche versprechen sich – und anderen – wahre Wunder. Besonders große Hoffnungen werden auf das schnelle Breitband-Internet gesetzt, wie es im Cluster 10 Nord des Landkreises Görlitz mit dem Ausbau durch die NetCommunity GmbH auch für viele Markersdorfer in greifbare Nähe rückt.

Unternehmer sollten darauf achten, den Hebel grundsätzlich am wirkungsvollsten Punkt anzusetzen, also dort, wo mit geringstem Aufwand der höchste Nutzen erreicht werden kann – oder dort, wo es unbedingt nötig ist, weil es anders nicht mehr geht.

Verwaltung des Betriebes vereinfachen

So ein wirkungsvollster Punkt liegt oft in der Verwaltung eines Kleinbetriebes. Welcher Vollblut-Handwerker etwa liebt es schon, am Schreibtisch zu hocken und den leidigen Papierkram zu erledigen? 

Dabei ist Papier ein gutes Stichwort. Längst gibt es Systeme, die es erlauben, alle Unterlagen rein digital zu verwalten – und das mit vielen Vorteilen: Nichts kommt mehr weg, alles ist schnell im Zugriff, sogar aus der Ferne.

Für Unterlagen mit steuerlicher Relevanz empfiehlt sich ein vom Fiskus anerkanntes System für das Dokumentenmanagement, genauer gesagt: In Deutschland müssen elektronische Systeme zur Dokumentenverwaltung und -archivierung

  • den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB),
  • der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO),
  • den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

sowie weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben genügen.

Gegenwind in der Praxis

Doch wie sieht die Realität aus? In vielen Büros quellen die Ablageschalen über, auf den Tischen wachsen die Papierstapel. Wäre da nicht eine Bürohilfe – oft die Frau des Inhabers – als gute Seele, wäre der Überblick längst verloren.

Hinzu kommen Aufbewahrungspflichten für Unterlagen, oft über zehn Jahre, teils sogar noch deutlich länger. Da läppert sich einiges zusammen und der Platz, den Aktenordner und Papierbündel benötigen, ist nach einigen Jahren kaum noch aufzubringen und kostet nicht zuletzt Geld, wenn man die digitalen Möglichkeiten außer Acht lässt.

Nun ist die Digitalisierung in allen Bereichen der Wirtschaft nun schon seit Jahren im Gespräch, doch wird solchen Unternehmen, deren Existenz im Papier zu versinken droht, die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements vorgeschlagen, ist der Widerstand dagegen oft massiv. Zu vertraut ist der Umgang mit dem Papier und gerade im ländlichen Raum kennt man das Sprichwort: Was der Bauer nicht kennt, isst er nicht. Vor diesem Hintergrund bleiben viele Verantwortliche lieber bei eingeschliffenen oder sogar liebgewonnenen Abläufen, als endlich die Papierflut im wahrsten Sinne des Wortes vom Tisch zu bekommen.

Typische Situationen, in denen die umfassende Digitalisierung im Büro ihre Vorteile ausspielt, sind im Web auf einer Seite zusammengefasst, auf der ein digitales Dokumentenmanagementsystem erläutert wird. Bemerkenswert ist hier, dass dieses System auf Open Source Software basiert, also komplett nachvollziehbar ist, was mit den digitalisierten Unterlagen geschieht.

Situation in Startups

Es gibt einen weiteren Ansatz für das Dokumentenmanagement, der erwähnt werden muss. Dieser betrifft neugegründete Unternehmen, die sich erst noch in den Markt hineinbohren müssen, um tragfähige Umsätze zu erzielen. Gewöhnlich können in dieser Situation nur produktive Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eingestellt werden, also solche, deren Lohnkosten dem Kunden möglichst direkt in Rechnung gestellt werden können.

Die Kosten für Leute im Büro hingegen müssen von den produktiven Mitarbeitern und in der Industrie auch von Fertigungsmaschinen mit erwirtschaftet werden, weshalb hier zunächst gern gespart wird. Folge: Der Bürokram wird abends oder am Wochenende erledigt. Wer gleich auf ein digitales Dokumentenmanagement setzt, spart Zeit beziehungsweise kann Büroangestellte produktiver einsetzen, etwa im Kundenkontakt oder bei der Angebotserstellung.

Resümee

Die Rahmenbedingungen für die weitere Digitalisierung – übrigens ein Teil des Strukturwandels –  werden auch im ländlichen Raum und speziell in Markersdorf immer besser. Unternehmer müssen schauen, wie sie die neuen Möglichkeiten nutzen können, um ihre Produktivität zu steigern und die Erwartungen von Geschäftspartnern noch besser zu erfüllen.

Noch großes Potential bieten dabei in vielen Betrieben die noch immer aufwendigen Routinearbeiten im Bürobereich. Ein durch Digitalisierung aufgeräumtes Büro macht das Arbeitsleben einfacher, die Effizienz in der Verwaltung steigt – und was ist beeindruckender als ein leerer Schreibtisch in einem florierenden Unternehmen?

Ein Beitrag der Redaktion markersdorf.de

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