Die Wellen der Coronapandemie haben es uns beigebracht: Treffen kann man sich auch virtuell und viele Zusammenkünfte und Konferenzen wurden flugs ins Internet verlagert, während im Privatbereich mancher zum ersten Mal Bekanntschaft mit einem Messenger-Dienst machte. Kann das ein vollständiger Ersatz für persönliche Begegnungen sein?
Gerade hier in Markersdorf, mitten im östlichsten Landkreis Deutschlands, wissen Großeltern, die Kinder und Enkel manchmal über Monate hinweg nur per Videomessenger – einer sehr einfachen Form von Software für Online Konferenzen – sehen und hören konnten, weil sie vielleicht in anderen Bundesländern wohnen, dass diese elektronische Form der Kommunikation persönliche Begegnungen überhaupt nicht ersetzen kann.
Und in der Wirtschaft?
In der Wirtschaft ist das ebenfalls so. Es gibt so vieles, was per Videokonferenz nicht oder kaum machbar ist: Der Small Talk am Rande, das Bekanntmachen mit einem neuen Ansprechpartner oder der so wichtige Gedankenaustausch am Abend. Bei einer Videokonferenz ist zudem die Körpersprache stark eingeschränkt – und wer gerade nicht auf dem Bildschirm zu sehen ist, hat gar keine Chance, auf diese Weise zu kommunizieren.
Auch Weiterbildung ist online in vielen Fällen nicht so effizient, wie manche Glauben machen möchten. Wer etwa als Anbieter auf moderne Formen des erlebnisorientierten Lernens setzt, für den sind Online Seminare schlichtweg ungeeignet. Dabei ist das Lernen durch Erlebnisse besonders wirksam, denn was man erlebt hat, vergisst man nicht so schnell. Ein typischer Workshop mit Gruppenarbeiten und Plenumspräsentationen hingegen ist zwar online denkbar, aber letztlich immer nur eingeschränkt machbar.
Den richtigen Kommunikationskanal wählen
Künftig wird es zur Medienkompetenz gehören, die personen- und situationsgerecht passenden Kommunikationskanäle noch sorgfältiger auszuwählen: Wann schreibt man eine E-Mail, wann eine SMS, wann nutzt man einen Messenger-Dienst, unter welchen Umständen ist es besser, zum Telefon zu greifen, einen Videoanruf zu starten – oder, wer das noch kennt, einen richtigen Brief zu schreiben?
Sicher ist: Ganz auf persönliche Begegnungen wird man trotz aller Telekommunikationsmöglichkeiten weder verzichten wollen noch können. Dass dem so ist, davon zeugen die vielen Konferenz- und Tagungshotels, die unter den nun schon seit vielen Jahren bestehende Möglichkeiten zu Videokonferenzen keineswegs gelitten haben, sondern sich schon in den Jahren vor der Coronapandemie über eine sehr gute Auslastung freuen konnten. Selbst ganz aktuell finden unter Beachtung entsprechender Vorsichtsmaßnahmen Präsenzveranstaltungen statt, weil es einfach anders nicht geht.
Technik richtig einsetzen
Wer häufiger auf Tagungen und Konferenzen zu tun hat, kennt auch die typischen Mängel solcher Veranstaltungen. Da wird selbst in kleineren Räumen, wo das gar nicht nötig wäre, eine Beschallungsanlage genutzt, während in größeren Sälen oft die Akustik nicht stimmt; hinzu kommen wegen Rückkopplungen pfeifende Mikrofone. Der Klangbrei aus Hall und Echo wird gern auf die Innenarchitektur geschoben und dabei ausgeblendet, was moderne Konferenztechnik und Medientechnik leisten kann.
Auch bei Präsentationen zeigen sich häufig große Mängel. Teils wird – es scheint, um jeden Preis – ein Beamer verwendet, obgleich ein Flipchart, eine Moderationswand oder der gute alte Overhead-Projektor, im Osten besser unter der Herstellermarke als Polylux bekannt, die besseren Kommunikationshilfen wären. Aber nein, oft wird wertvolle Zeit verschwendet, weil ein Vortragsredner seinen Laptop nicht dazu überreden kann, mit einem Beamer zu kommunizieren – oder umgekehrt.
Unpassende Technik verursacht Mehrkosten
Die Verschwendung lässt sich sogar beziffern: Kämpft ein Vortragsredner, dem 50 Leute zuhören möchten, nur eine halbe Stunde lang mit der Technik, so gehen – neben seiner eigenen Zeit – 25 Stunden verloren; das sind mehr als drei Acht-Stunden-Arbeitstage.
Vor diesem Hintergrund wird deutlich, wie wichtig gute Medientechnik ist, ganz egal, ob es um Tagungen, Präsentationen oder die Beschallung geht.
Reserven gibt es regelmäßig nicht nur bei der physischen Technik, sondern auch bei der Moderationstechnik, also der Fähigkeit eines Tagungsleiters, die Zusammenkunft so zu steuern, dass effizient die gewünschten Tagungsziele erreicht wird. Eine besonders wichtige Methode dabei ist die Visualisierung, die dafür sorgt, dass alle Tagungs- oder Konferenzteilnehmer stets auf gleichem Wissensstand sind.
Zwei Bereiche sollten auf Flipchart-Blättern oder großen Bildschirmen ständig präsent sein:
- Zum einen jene Punkte und Fragen, zu denen man übereingekommen ist beziehungsweise die ausreichend beantwortet wurden. Wird das nicht visualisiert besteht die Gefahr, dass eigentlich “abgehakte” Themen immer wieder aufgewärmt und neu in die Diskussion eingebracht werden.
- Zum anderen sollte ein für alle sichtbarer Themenspeicher angelegt werden, der alle Punkte und Fragestellungen aufnimmt, die nicht jetzt geklärt werden können, aber geklärt werden müssen – am besten gleich mit Terminen und Verantwortlichkeiten versehen.
Gutes Beispiel
Ein gutes Beispiel für eine gelungene Online Veranstaltung hat im Jahr 2020 der Unternehmerverband Markersdorf geliefert: Per ZOOM-Konferenz des Unternehmerverbandes beschäftigten sich die Mitglieder mit dem Thema “Business Continuity”.
Kontinuität im Geschäftsleben der Markersdorfer Unternehmen ist nun einmal wichtig: Für die Kommune, die Einnahmen aus der Gewerbesteuer braucht, für Vater Staat, der Steuereinnahmen etwa aus der Lohnsteuer und, sobald das verdiente Geld wieder ausgegeben wird, aus der Umsatzsteuer und etlichen weiteren Steuern – man denke nur an die Bier-, die Sekt- und die Kaffeesteuer – sehr schätzt und nicht zuletzt für die Beschäftigten, die sich einen sicheren Arbeitsplatz wünschen, ganz unabhängig davon, wie es an der Absatz- und Einkaufsmärkten der Unternehmen zugeht.
Ein Beitrag der Redaktion markersdorf.de
